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こんにちは、小川和恵です。
一昨日(12/18)、京都合同忘年歌会が開催されました。
コロナ禍において、残念ながら歌会後の忘年会は今年もできませんでしたが、それでも30名近い参加者がありました。
思うように歌会ができなかった時期も長かった今年、本当に久しぶりにお会いできた方も多く、とてもほっとした時間になりました。
もう、あと10日あまりで今年も終わりなのですね…。

ところで、今年1月に塔短歌会の組織改編が行われました。
その改編に伴い、現在編集委員会は「企画部」「会員部」「全国大会事務局」「社員総会事務局」の4部局から構成されています。
今週は、私の所属する「会員部」について、どんなことをする部なのか、簡単にご紹介したいと思います。

会員部は、簡単に言うと、塔の会員の様々なデータを「会員データ」という形で一括して管理する部です。
会費の管理や、新入会員の入会事務なども担当しています。
毎月の「塔」の発送データをはじめ、各種事務に必要なデータを作成するのも、会員部のお仕事です。
部員は私と小林真代さん、他に8名のスタッフがそれぞれ仕事を担当してくださっています。
(毎月のみなさんの詠草を受け付けてくださっているのも、会員部スタッフのみなさんです。)

住所や連絡先が変更になったり、登録名を変更したくなったり、また「購読会員だったけど一般会員に変更したい」等々の時には、私まで届け出ていただいています。
(毎号の「塔のひろば」や「塔の便利帳」を参照してくださいね。)
それらの各種届出については、毎月「変更等リスト」というものを作って、届出があるたびにそのリストに記入していきます。
この時、届出を確認したら、できるだけすぐに記入することを心がけています。
(「またあとでまとめて…」と思っていると、うっかり忘れたときが恐ろしいので。)

また、リストに記入すると共に、「届出、確かに受けとりました」という返事もしなければなりません。
メールで連絡をいただいた方には、メールで返信しますが、葉書・封書で来た方には葉書・封書で、FAXで来た方にはFAXで返信するのを原則にしています。
(なお、原則として電話での届出は受け付けていません。必ずメールor郵便orFAXという文書の形での届出をお願いしています。)
すると、時々「あれ、この届出に対して、返信したっけ?」と迷うことがありました。

というわけで、こんなものを購入してみました。

返信を出したら、このスタンプを押すことにしました。
そうすることによって、返信済みのものがはっきり分かるようになったので、余計なエネルギーを使わずに済むようになりました。

それから、FAXでの返信を書いたはいいものの、出すのを忘れていたり、あとよくあるのが、通信エラーで送れなかったときに「あとでもう一度送ろう」と思って、そのまま忘れてしまうことです。
これも防止するために、一緒にこんなものも買いました。

両方とも、かわいいイラストが入っているので、押すたびにちょっとだけ華やいだ気分になれます。

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  • 大橋春人 より:

    こうやって運営されてるのですね。可視化されるとはっきりわかります。ありがとうございます。
    ハンコとても可愛い!

    • 小川和恵 より:

      >大橋春人 さん

      コメント、ありがとうございます!
      ハンコは、事務的に文字のみのものでもよかったのですが、それでは味気ないと思い、可愛いのを探してみました。
      半分以上、このハンコをお見せしたくて、このブログを書いたようなものです(爆)

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