会員部のお仕事　その４は、詠草受付です。
これは、私が直接行う仕事ではありませんが、詠草受付を担当してくださっている５名は「会員部スタッフ」という位置づけですので、私の分かる範囲で書いてみようと思います。

その前に

２０２２年度の「詠草締切カレンダー」です。
このブログや誌面（塔のひろば）でも告知しているとおり、今年の10月から普通郵便の土曜配達が廃止されました。
ですので、20日が土曜日や日曜日に当たる月は要注意です！
２０２２年ですと、２月、３月、８月、１１月は、このカレンダー記載のとおり締切がいつもより早くなります。
そして、この締切は消印有効ではなく「必着！」です。

ついでに言うと「速達」「書留」「レターパック」などは、全てＮＧです。
普通郵便で送って２０日までに着くように、日数には余裕をみて投函するようにお願いします。

さて、現在詠草受付は「月集」「作品１」「作品２（登録名あ行～さ行）」「作品２（登録名た行～わ行）」「若葉集」と５名が担当しています。
まずは、この宛先を間違えないように気をつけることは必須ですね。

詠草が届くと、担当者はまず「誰の分が何日に届いたか」の記録をつけます。
そして、開封して中の詠草をチェックします。
何か規定に反することなどがあった場合、速やかにその会員に確認する必要が出てくることもあるためです。
そして、厳重に保管します。
この時、会員の五十音順に並べて保管している方が多いと思います。
誌面の並びに合わせて、選者に送るときには五十音順に並べる必要がありますので。

締切の20日を過ぎた頃から、発送の準備に入ります。
この時、作品１と作品２については、複数の選者に割り振るという作業が入ってきます。
作品１だと３名、作品２だと７名ですね。
その際、誰をどの選者に割り当てたかも記録してくださっています。
この作業は結構大変だそうなので、間違っても「私はこの選者に全然当たらない」「同じ選者に当たってばかり」という苦情は言わないでくださいね。
できるだけ２ヶ月続けて同じ選者にはならないように配慮はしてくださっているとのことですが、それでも全会員に平等に・バランスよく割り当てるとなると、それは過大な負担となってしまいますので。

また、この時にはとにかく「何回も数える」そうです。
実際の詠草用紙の数、封筒の数、記録につけている数、これらがぴったり合うように。

それから選者に送るわけですが、この時にはレターパックを使って、追跡ができるようにしています。
万が一にも「歌稿が選者に届かない」ということがあっては困りますので。

非常に大雑把ですが、これが仕事の流れということになります。
しかし、これ以外にもいろいろと細かい仕事があります。

【会員への注意】
以下のような場合には、受付から会員に注意の葉書を出します。

「塔の規定の詠草用紙以外の用紙で送られてきた」
←特に、大きさが異なると、詠草の管理に差し支えます。
　また、選歌、割付、校正の段階でも、違った大きさの用紙が混じっていると、大変面倒くさく、余計な時間がかかってしまうのです。

「長３以外の封筒で送られてきた」
←受付に送られてきた詠草用紙そのものは、選者に送ってしまうので、受付の手元に残りません。
　ですので、残った封筒が「確かに詠草を受けとりましたよ」という証拠になるため、４ヶ月は受付の手元で保管します。
　封筒の大きさがまちまちですと、この保管にも手間取ります。
　また、特に小さい封筒に詠草用紙が何重にも折られた形で送られてくると、それを破かないように開くのにも手間がかかります。
　毎月の「塔」には三つ折りになった形で詠草用紙が付属していますが、長３封筒だと、その状態そのままで入れられますので、みなさん長３封筒をお使いください。

「封筒に登録名が書かれていない」
←上述のとおり、封筒が「確かに受けとった」証拠となるので、ここに登録名が書かれていないと困るのです。

「締切に３回連続で遅れた」
←最も重要ですね。
　大切なことなので何度も言いますが「２０日必着！」です。
　「１日、２日くらいいいよね？」と言う会員が数十名、数百名になれば、後のスケジュールに差し支えます。
　特に、結社の最も重要な役割の１つである「選歌」に十分な時間がとれない、などという事態にもなりかねません。
　１度くらいなら「偶々何かあったのかな？」とも思いますが、３回連続ともなると「締切厳守の意識が薄い！」と言われても仕方ありませんね。

　ついでに言うと、詠草の送付は早すぎるのもＮＧです。
　「その月の１日～２０日の間に着くように送る」というのがルールです。
　前の月の内に送られてくると「あれ、この詠草は少し遅れて来たの？　それとも、次の月のが早く来た？」と混乱してしまいます。

【会員への返送】
ずばり「締切に遅れた詠草」です。
１日程度であれば、無理矢理押し込んでしまうこともなくはありませんが、４日も５日も遅れて…となると、ほとんどの場合は既に選者に歌稿を送った後ですから、どうしようもありません。
この場合は、その会員に返送します。

それから「１ヶ月に２通以上送られてきた」場合にも、２通目以降は返送します。
中には「それなら翌月分に回してくれればいいのに…」という方もいらっしゃるかも知れませんが、歌稿紛失等のリスクを受付担当者が負うのもおかしな話ですので、原則返送します。

【それ以外にときどきあるケース】
受付担当者は、それぞれ自分が担当する欄の会員リストを持っていますが、ときどき、そのリストに名前がない人から送られてくることがあります。
「若葉集の人が作品２に」「作品２の人が作品１に」などの事例が意外にあるのです。

それからよくあるのが「５月入会の人が４月に送ってきた」「購読会員のはずの会員からいきなり送られてきた」です。
前者は新入会の会員が「自分はいつから詠草を送れるのか」を把握できていなかったケース（4/20までに会費入金だと５月入会なのですが、これを４月から送れると勘違いされる方が、たまにいらっしゃいます）、後者は購読→一般への変更に事前の届出が必要なことを把握していなかったケースです。

とにかく、リストにない会員から詠草がきた場合には、一旦私（小川）まで連絡してもらいます。
その上で、私の方で会員データなどを確認した上で（ケースによっては小林真代さんに新入会のデータを確認してもらって）、「若葉集の担当者に転送してください」「会員に返送してください」などの指示を出します。
また、この場合にも受付担当者から当該会員に注意の葉書を出してもらいます。

ここまで来て既にお分かりのとおり、締切を守らない、その他ルールが守られていないとなると、「編集のスケジュールに多大な影響を及ぼす」「受付担当者に過大な負担をかける」「経費も余分にかかる（注意や返送、転送等で）」など、とにかく大変なことになるのです。
ですので、再度申し上げますが

　２０日必着の締切厳守！

　各ルールの遵守！
　（ルールの内容は「塔の便利帳」や入会時の案内などでご確認ください）

ということで、よろしくお願いいたします。

４回にわたってお送りしてきた「会員部のお仕事」シリーズも、これが最後です。
（といっても、今回書いたことがお仕事の全てではありません。
　これは会員部のお仕事に限ったことではありませんが、
　「いわく言い難い」内容の仕事というのは結構あるものです…）
お付き合いくださいましたみなさま、ありがとうございました。