会員部のお仕事　その３は、会費・会計事務、新入会員受付です。

【会費・会計事務】
一般社団塔短歌会の運営には、当然のことながら様々な経費がかかります。
毎月の「塔」の印刷代、発送代、事務所の家賃・水光熱費、校正を行う際の会場費や参加者の交通費、編集会議等に要する費用、雑誌への広告掲載　etc. etc.
それらを支えているのは、その大部分が会員のみなさまが支払う「会費」です！
したがって、会費の管理、また各支出の実行・管理というのは、大変重要かつ労力のかかる仕事になります。

しかし、現在塔の会員数は1,100人を超え、そのような仕事を一個人が行うのは難しい状況です。
したがって、数年前からこのような経理事務については、外部の会計事務所に委託しています。
現在は、公認会計士の村上博保さんという方の事務所にお世話になっています。

例えば、会費の管理は、塔の口座に会員から会費の振込があるごとに村上さんにチェックしていただき、「会員データ」に年月日及び入金額を記入していただきます。
一緒に寄附も振り込んでいただく会員の方もいらっしゃいますので（本当にありがたいです）、それも一括で分かるようにします。

そのデータは、１ヶ月に１回、会員部に送ってもらい、小林真代さんと私でチェックします。
また、新たな会費の入金があれば、いつまでの会費が納入済みになるのか、その納入期間も入力します。
本来支払っていただくべき会費金額と、実際に振り込まれた金額に齟齬がある場合には、当該会員に確認するのも会員部の仕事になります。
（ですので「一般会員から購読会員に変更したい」などの場合には、必ず事前に余裕を持ってご連絡ください。）

ところで、ここで大切なことを言っておきます。

会費の納入期限は、毎年

　６月２０日と１２月２０日です！
　月末ではありません

時々勘違いされている方がいらっしゃいますので、敢えて申し上げました。

そして、期限までに未納の方をチェックして、督促リストを作るのも小林真代さんのお仕事。
（実際に督促状を出すのは会員部スタッフに依頼）
これは、決して前向きの仕事ではない上に、数が多いとますますしんどい仕事です。
かつ、単純に数が多ければ、それだけ督促状の葉書代も増加してしまいます。

ですので

　会費納入は、必ず期限を守ってください！

その他、塔短歌会の運営にかかわる経費を支出してくださった方からは、村上さんに「経費精算書」及び領収書を送付して、経費を精算することになっています。
この経費の支払や帳簿つけなども、すべて村上さんに依頼しています。

【新入会員受付】
ありがたいことに、塔には毎月のように新しい会員の入会があります。
この新入会に伴う事務諸々も、小林真代さんが担当しています。

郵送もしくはホームページ経由で入会申込みがあった場合、まず小林さんの方で必要事項の記入があるかをチェックします。
そして、申込者に入会時の会費の支払を案内します。
塔では、会費を半年ごとの固定した時期（５月・６月と１１月・１２月）に支払っていただくシステムにしていますので、入会時期によって初回の会費支払のみ金額の調整が必要になります。
例えば、１０月入会の方ですと、初回は１０月・１１月・１２月の３ヶ月分となりますので、通常の会費の半額となります。
このため、小林さんから金額、そして支払方法等について個別に案内する必要があるのです。

初回会費の入金が確認できれば、晴れて入会です！
小林さんの方から「会員登録完了のお知らせ」が新入会員に宛てて送付されます。
ここには、毎月の詠草提出に関するルール・注意事項や、いつから詠草が提出できるのか、次回以降の会費の支払方法についてなど、重要な内容が記載されています。
「登録名をご確認ください」「登録名は入会後１年間は変更できません」といったことも書かれています。
新入会員の方には、この「会員登録完了のお知らせ」を熟読していただきたいところです。

そして、１ヶ月に１回、「新入会員リスト」をまとめていただいています。
ちなみに、この「新入会員リスト」も毎月２０日締めで作成しています。
その上で、このリストを私まで送ってもらいます。
私の方では、新入会員の分を「会員データ」に追加していきます。

ところで、新入会の方であればある意味当たり前でもあるのですが、入会後も様々な疑問が出てきたり、あるいは知らず知らずのうちにルールを守れていないこともあります。
このため、いろいろな質問が来ることも多いのですが、これらも事実上小林さんのところに行くことがあります。
それらについても、基本的には小林さんが対応してくださっています。
（内容によっては、他の方が対応することもあります）

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ここまで書いてきて、もう既にお分かりかと思いますが、会員一人一人が「締切を守る」「ルールを守る」ことが、塔短歌会の円滑な運営には欠かせません。
「自分一人くらいが…」と思われることもあるかもしれませんが、それが積み重なれば、事務の過大な負担となってしまいます。
会員のみなさまには、今一度「締切を守る」「ルールを守る」意識の徹底をお願いいたします。

写真は、本文とは全く関係ありませんが、１月１６日（日）開催の文学フリマ京都で塔が出すブースで販売予定のオリジナルアクセサリーです。
（実は私が作ったものです　(*^.^*)エヘッ　「塔創刊６５周年記念」と台紙に入っているのは、2019年の全国大会で販売したときの残りだからです）