会員部のお仕事　その２は、各種データの作成です。

その１で書いたように、会員のみなさまから変更等の届出があると「変更等リスト」に記入していきます。
これらの届出は毎月２０日で締めて、大元の「会員データ」に反映させていきます。
この「会員データ」は会員の氏名、住所、連絡先、本名や、入会年月、所属欄、また会費の支払状況、いつの会費まで納入済みかなどが一括で管理されている、大変恐ろしい（！）データです。
（言う間でもなく個人情報てんこ盛りのデータですので、厳重にも厳重を期して管理しています。）

毎月２０日締めで管理しているのは、発送データの作成の都合上です。
遅くとも２５日前後には印刷会社に、翌月分の発送データを送る必要があるのです。
会員のみなさまに

　住所変更等は、発送先変更を希望する月の『前月２０日までに』届け出てください

とお願いしているのは、このためです。

で、「会員データ」に話を戻しますが、これが大元となって、必要に応じて各種データを作成していきます。
私が作成している主なデータは、下記のとおりです。

・毎月作成するもの
　　会員データ
　　発送データ
　　若葉集リスト
　　　若葉集の会員は１ヶ月ごとに卒業生と新入生がいますので
　　　毎月リストを作成して、若葉集と作品２の
　　　詠草受付担当者に送ります
　　卒・若葉集リスト
　　　「若葉集を終えて　執筆のお願い」という葉書が
　　　若葉集を卒業するときに届きますが
　　　その送り先のリストです

・１年に１度作成するもの
　　豊穣祭リスト（１月）
　　社員リスト（１０月）
　　　社員総会の案内用です
　　各欄リスト（１２月）
　　　月集、作品１への昇欄が毎年１月にあります。
　　　（決定は１２月）
　　　それを反映させた新年度の各欄のリストを作成して
　　　各詠草受付担当者に送ります

・２年に１度作成するもの
　　会員名簿の原稿（９月）

他にももう少しありますし、必要なときには臨時でデータを作成することもあります。

かようなわけで、大元の「会員データ」に間違いがあったり、反映されていない事項があると、それは大変なことになります。
ですので、毎月の「変更等リスト」の作成、およびそれを「会員データ」に反映させるときは、とてもドキドキして、何度か見直しもします。

今月は、年末年始の関係で少し前倒しで作業をする必要があったので、「会員データ」「発送データ」「若葉集リスト」「卒・若葉集リスト」は、先ほどようやく完成させて、関係各所に送りました。
ですので、少しほっとしたところなのでした。

※各種データに含まれる個人情報については、データをお渡しする方に
　「あくまで『塔の編集事務に用いる範囲内に限り』ということで
　　お渡ししているので、みだりに他人（会員・会員外を含む）に漏らしたり、
　　編集事務以外の用に供することのないよう、十分ご注意ください」
　と、お伝えしています。