会員部のお仕事 その2~各種データの作成
会員部のお仕事 その2は、各種データの作成です。
その1で書いたように、会員のみなさまから変更等の届出があると「変更等リスト」に記入していきます。
これらの届出は毎月20日で締めて、大元の「会員データ」に反映させていきます。
この「会員データ」は会員の氏名、住所、連絡先、本名や、入会年月、所属欄、また会費の支払状況、いつの会費まで納入済みかなどが一括で管理されている、大変恐ろしい(!)データです。
(言う間でもなく個人情報てんこ盛りのデータですので、厳重にも厳重を期して管理しています。)
毎月20日締めで管理しているのは、発送データの作成の都合上です。
遅くとも25日前後には印刷会社に、翌月分の発送データを送る必要があるのです。
会員のみなさまに
住所変更等は、発送先変更を希望する月の『前月20日までに』届け出てください
とお願いしているのは、このためです。
で、「会員データ」に話を戻しますが、これが大元となって、必要に応じて各種データを作成していきます。
私が作成している主なデータは、下記のとおりです。
・毎月作成するもの
会員データ
発送データ
若葉集リスト
若葉集の会員は1ヶ月ごとに卒業生と新入生がいますので
毎月リストを作成して、若葉集と作品2の
詠草受付担当者に送ります
卒・若葉集リスト
「若葉集を終えて 執筆のお願い」という葉書が
若葉集を卒業するときに届きますが
その送り先のリストです
・1年に1度作成するもの
豊穣祭リスト(1月)
社員リスト(10月)
社員総会の案内用です
各欄リスト(12月)
月集、作品1への昇欄が毎年1月にあります。
(決定は12月)
それを反映させた新年度の各欄のリストを作成して
各詠草受付担当者に送ります
・2年に1度作成するもの
会員名簿の原稿(9月)
他にももう少しありますし、必要なときには臨時でデータを作成することもあります。
かようなわけで、大元の「会員データ」に間違いがあったり、反映されていない事項があると、それは大変なことになります。
ですので、毎月の「変更等リスト」の作成、およびそれを「会員データ」に反映させるときは、とてもドキドキして、何度か見直しもします。
今月は、年末年始の関係で少し前倒しで作業をする必要があったので、「会員データ」「発送データ」「若葉集リスト」「卒・若葉集リスト」は、先ほどようやく完成させて、関係各所に送りました。
ですので、少しほっとしたところなのでした。
※各種データに含まれる個人情報については、データをお渡しする方に
「あくまで『塔の編集事務に用いる範囲内に限り』ということで
お渡ししているので、みだりに他人(会員・会員外を含む)に漏らしたり、
編集事務以外の用に供することのないよう、十分ご注意ください」
と、お伝えしています。
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